• Was ist Enterprise Search?

    Keine Lust auf Ablage? Einfach finden.

Enterprise Search Definition

Enterprise Search ist eine Software für die Suche im Intranet: eine Art Google für die unternehmensinterne Suche.

Vorteil Enterprise Search

Bei Urlaub, Krankheit, Kündigung oder Verrentung bleibt die Arbeit möglich: Enterprise Search Lösungen machen Wissen verfügbar.

Digitale Suche

Die Digitalisierung lässt Datenmengen wachsen. Enterprise Search Lösungen finden darin in Sekundenschnelle das Gesuchte.

Datenmengen wachsen, gleichzeitig wechseln Mitarbeiter immer schneller die Unternehmen; hinzu kommen Urlaub, Homeoffice, Krankheit oder Elternzeit. Wie bleibt das Wissen erhalten? Für das Internet gibt es Suchmaschinen. Warum nicht diese Suchgewohnheiten der Mitarbeiter für das Intranet nutzen. Mit Unternehmenssuchmaschinen, also Enterprise Search Lösungen, haben Unternehmen ein Tool, das Mitarbeiter intuitiv verstehen. Und damit gerne und viel nutzen. Sie finden so die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Egal wo das Know-how gespeichert ist oder wie Dateien benannt sind.

Wie arbeitet eine Enterprise Search?

Wissen liegt unstrukturiert vor. Jeder benennt seine Datei so, wie er möchte. Und Ordnerstrukturen werden oft so kleinteilig, dass jeder seine Dateien an einem anderen Ort als die Kollegen speichert. Manche haben auch eine Vorliebe für spezielle Dateiformate: der eine bevorzugt Textprogramme, der nächste speichert lieber alle Inhalte als Präsentation. Für Enterprise Search Lösungen spielt das keine Rolle. Alle vorhandenen Dokumenten und Dateien werden indexiert. Auf diesem erzeugten Index sucht die Enterprise Search Software nach dem Suchbegriff. Damit sind Suchergebnisse in Sekundenschnelle verfügbar. Gesucht werden kann in den verschiedensten Dateiformaten: Word, Excel, PowerPoint, PDF, E-Mails, Kalendereinträgen, Terminen, Bilddateien, Sounddateien, Videos, Webdateien oder weiteren angebundenen Systemen wie Archivsystemen, Kundendatenbanken uvm.

Was macht eine gute Enterprise Search aus?

Volltextsuche: Die Suchmaschine findet den Suchbegriff im Dokument, egal wie der Dateiname lautet oder wo die Datei gespeichert ist. Denn Enterprise Search durchsucht den gesamten Text, nicht nur den Dateinamen.

Facetten-Filter/Facetten-Suche: So lässt sich die Suche verfeinern, beispielsweise nach Dateityp (Word, PDF, …), Speicherdatum, Autor oder Empfänger.

Indizierung: Es wird ein Index aller Dokumente erstellt. Die Suche findet auf dem Index sekundenschnell statt. Idealerweise sollte die Enterprise Search Software so flexibel sein, dass man die Häufigkeit und den Zeitpunkt der Aktualisierung des Index selbst bestimmen kann.

Fuzzy-Suche: Eine unscharfe Suche berücksichtigt beispielsweise Tippfehler oder Flexionen von Wörtern. Der Suchende erhält Vorschläge, welche Begriffe es gibt, und findet so, schnell seinen passenden Suchausdruck.

Schnittstellen/Konnektoren: Um E-Mail-Server oder andere Speicherorte zu durchsuchen, müssen Schnittstellen, sogenannte Konnektoren, erstellt werden. Als Standard sollten Konnektoren zum eigenen Dateiserver (Filesserver) und zum Mail-Server (meist Exchange-Server) bestehen.

Berechtigungskonzept: Es schließt unberechtigte Zugriffe aus. Jeder kann nur die Inhalte finden, für die er eine Berechtigung hat. So kann beispielsweise nicht in fremden E-Mails oder Laufwerken gesucht werden. Der Praktikant beispielsweise soll schließlich nur die Informationen finden, für die er eine Berechtigung hat.

Digitale Suche: Strategie zum Umgang mit Datenwachstum

Die globale Datenmenge wird von 33 Zetabyte im Jahr 2018 auf 175 Zetabyte im Jahr 2025 anwachsen. Innerhalb von sieben Jahren wird die Datenmenge mehr als verfünffacht. Die Digitalisierung lässt Informationen auch in Unternehmen wachsen. Mit einer digitalen Suchlösung, einer Enterprise Search, lassen sich unstrukturierte Informationen und Daten finden und nutzen. Aus Big Data wird so Smart Data.

Enterprise Search Lösung ohne Datenbegrenzung

Wachsende Daten haben bei vielen Enterprise Search Lösungen auch steigende Kosten zur Folge. Es gibt jedoch eine am Markt etablierte Alternative: Für das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) entwickelte der Spezialist für Konnektoren und Datenbanken BINSERV IT Solutions die Enterprise Search Lösung INTRASEARCH®. Diese zeichnet sich dadurch aus, dass die Kosten berechenbar sind. Denn wachsende Datenmengen oder steigenden Nutzerzahlen haben bei INTRASEARCH® keinen Einfluss auf den Preis, dieser bleibt stabil.
INTRASEARCH® arbeitete außerdem standortübergreifend: Das BMBF hat beispielsweise Standorte in Berlin und Bonn, die Mitarbeiter können an beiden Standorten auf alle Daten zugreifen. Gleichzeitig ist ein Zugriff von außen nicht möglich. Innerhalb der Organisation dürfen die Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen, für die sie eine Zugriffsberechtigung habe. Geregelt wird dies über ein Rollen- und Berechtigungskonzept. Damit ist sichergestellt, dass INTRASEARCH® die hohen Sicherheitsanforderungen eines Bundesministeriums erfüllt.

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